Internet ha establecido una cultura de servicios gratuitos entre sus usuarios que es muy conveniente para iniciarse y familiarizarse con las diferentes tareas que permiten aprovechar cabalmente la red de redes.
En el caso del correo electrónico, sin embargo, hay algunas consideraciones que deben plantearse las empresas, especialmente cuando comienzan a crecer. Junto al correo electrónico se comienzan a necesitar herramientas de comunicación y colaboración entre los empleados de una empresa pequeña y mediana.
La imagen de la empresa hacia sus clientes reales y potenciales: se trata del nombre de dominio que identifica la empresa en la web. Por un costo bajo anual es posible tener un nombre de dominio propio, por ejemplo www.miempresa.com, que da imagen de solidez y seriedad y al mismo tiempo las direcciones de correo tendrán la nomenclatura [email protected]. Esto es mucho más conveniente para la imagen de la empresa que tener direcciones como [email protected]
Pero si el nombre de dominio, que se obtiene a través de servicios de alojamiento, es una condición necesaria para las empresas, no es suficiente cuando consideramos el correo electrónico.
La razón es sencilla: la mayoría de los servicios de alojamiento ofrecen un número limitado de cuentas de correo electrónico, pero se trata de servicios básicos que no toman en cuenta la flexibilidad y la seguridad que debe tener esta importante herramienta de trabajo.
La propuesta de Microsoft
Examinaremos los principales aspectos del uso de Microsoft Exchange diseñado para el manejo de correo electrónico y que tradicionalmente se ha manejado en las empresas con instalaciones de Exchange Server en la propia organización.- 1º Existe otra manera de acceder a las ventajas de un servidor de correo como Exchange, a través de la modalidad en la nube, por subscripción a un servicio de Exchange Server Online, que se paga mensualmente de acuerdo al número de buzones contratados. Normalmente se parte de propuestas de 10 buzones, con posibilidad de crecer en cualquier momento que el cliente lo determine.
- 2º Las herramientas de administración de Exchange Server proporcionan nuevas capacidades de autoservicio a los usuarios, de forma que éstos puedan tener un mayor control sobre la mensajería sin requerir de un departamento de soporte técnico. Este modelo evita las inversiones iniciales y permite planificar de forma predecible los pagos al tratarse de un servicio de suscripción.
- 3º Flexibilidad: Un servicio de Exchange Online permite enfrentar el crecimiento de la empresa de manera rápida, pues la incorporación de nuevas cuentas es inmediata y al mismo tiempo se paga exactamente por lo que se necesita.
- 4º Exchange Online contempla el acceso a los servicios de Sharepoint, la plataforma de Microsoft para compartir documentos y trabajar en forma colaborativa. Por ejemplo, se puede acceder a calendarios compartidos, y hacer seguimiento a las tareas dentro de un grupo de trabajo.
- 5º Capacidad de recuperación en caso de desastres, lo que garantiza la continuidad del negocio. La protección anti-virus, anti-phishing y anti-spam forma parte integral de estas ofertas.
- 6º Movilidad: un factor con influencia creciente en todas las áreas de actividad. Además del acceso vía Outlook, existe el Outlook Web Access que garantiza acceso al correo empresarial desde cualquier sitio conectado y desde cualquier dispositivo móvil.